Produtividade, praticidade, organização, controle, facilidade: esses são alguns dos conceitos e, principalmente, alguns dos objetivos que clínicas e consultórios necessitam para alcançar o tão sonhado sucesso de mercado.

Em resumo, todos eles estão diretamente relacionados a uma prática em especial: a gestão sustentável do estabelecimento. Por isso, mantê-la em constante aprimoramento, corrigindo erros e melhorando processos, torna-se necessário para garantir um posicionamento de autoridade, além do reconhecimento dos pacientes.

Mas, em meio a tantas informações e, principalmente, tanta correria, os médicos-gestores se questionam sobre como alcançar a excelência na gestão? O que precisa ser realizado? O que está sendo feito de maneira errada? O que é preciso considerar para praticar uma gestão de clínicas e consultórios de alta qualidade?

 

Análise do panorama atual

Já dizia um velho ditado: se você não sabe onde está e para aonde quer ir, qualquer lugar serve. Apesar de milenar, o ensinamento é bastante válido para atualidade. Dessa maneira, concentre-se em algumas perguntas para entender qual é a atual situação da gestão.

 

• Há definição clara sobre as responsabilidades de cada um da sua equipe?
• Os processos internos interferem no atendimento aos pacientes?
• Você leva bastante tempo para localizar os arquivos diariamente?
• Qual é a taxa de faltas às consultas por semana? Isso gera grandes transtornos, além de lacunas no agendamento?

Se você detectou respostas que refletem problemas enfrentados diariamente, está na hora de repensar a administração da sua clínica ou consultório para, efetivamente, conquistar melhores resultados.

 

5 passos para melhorar a gestão da sua clínica

Depois de ter analisado e verificado o panorama atual da gestão, é hora de partir para a ação. De pequenas iniciativas a grandes mudanças, tudo pode fazer a diferença.

 

1. Elimine a papelada

Basear a gestão de sua clínica em arquivos impressos só gera custos para você. Infraestrutura para arquivamento, tempo para localização e falta de organização são somente alguns dos exemplos dos desafios que você e sua equipe se deparam diariamente ao manter a papelada.

 

2. Definição de funções

Quando surge algum problema, você sabe com quem deve falar para resolvê-lo? A sua equipe também tem bem clara essa definição de responsabilidades? Se você titubeou ao responder esses questionamentos, sua gestão não está sendo tão eficaz quanto você imagina.

A transparência interna de processos contribui para que as falhas sejam corrigidas e minimizadas. Além disso, a distribuição e a realização de tarefas também ganham em tempo e qualidade, porque você tem certeza de que designou o trabalho para alguém que desempenha com excelência a função.

 

3. Burocratização de tarefas

Pode-se dizer que este item trata de uma consequência dos dois anteriores, ou seja: se você depende de arquivos físicos e não tem claro quem são os responsáveis pelas tarefas, você está, inevitavelmente, burocratizando o processo.

A solução – por mais óbvia que pareça – é simplificar e, pra isso, lembre: menos é mais.

 

4. Delegação de responsabilidades

Se você contratou as pessoas que compõem a sua equipe é porque confia nelas. Então, é sua obrigação delegar responsabilidades que você sabe que elas desempenharam, muitas vezes, melhor do que você.

Lembre-se: quanto mais tempo você tiver para focar na qualidade e na humanização do atendimento do paciente, maiores serão as taxas de fidelização.

 

5. Tecnologia

Ela chegou para ficar e nós já somos adeptos de tudo que ela pode nos proporcionar. Assim, não há motivos para não querer evoluir e utilizar sistemas e softwares de gerenciamento de clínicas e consultórios.

Eles foram projetados exatamente para suprir as necessidades dos profissionais da saúde, oferecendo uma nova maneira de administrar clínicas e consultórios, centralizando a documentação. Consiste em uma solução ideal para auxiliar médicos de todas as áreas a ter uma visão holística sobre os processos, além de permitir a automatização de algumas práticas visando ao crescimento e ao sucesso do estabelecimento.

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André Luiz Forchesatto
André Luiz Forchesatto é especialista em Ciência da Computação pela Universidade Federal de Santa Catarina(UFSC). É CEO do Clínica nas Nuvens, um software médico online completo para o gerenciamento de clínicas e consultórios.