Eficiência na gestão hospitalar: como alcançá-la?

A eficiência na gestão hospitalar depende da busca pela qualidade nas ações dos profissionais dos diferentes setores que compõem a instituição. Quando isso acontece e a gestão hospitalar é bem-feita, os benefícios são a maior agilidade e segurança nos processos, capazes de facilitar a vida tanto dos profissionais quanto dos pacientes.

Parece complicado? Então saiba que temos aqui algumas dicas para ajudar você com a eficiência na gestão hospitalar. Confira na sequência!

Estabeleça os parâmetros

Em um momento em que a modernização começa a fazer parte da rotina dos hospitais e as soluções são diversas, a Healthcare Information and Management Systems Society (HIMSS), prestigiada associação internacional de saúde, surge como referência no tema.

De acordo com a associação, existem 8 estágios que determinam a evolução nesse processo. Eles vão desde a completa falta de informatização (estágio 0), com ausência de sistemas para laboratórios (LIS), radiologia (RIS) e farmácia (PHIS), até o estágio final (de número 7), em que existe o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) completo e integração total entre os departamentos do hospital.

Para alcançar cada um desses estágios apresentados pela HIMSS, o ideal é que a entidade se modernize considerando soluções que permitam:

• a digitalização da informação;
• o uso de sistemas capazes de apoiar a decisão clínica, eliminando erros em exames;
• maior capacidade de intercâmbio de informação e elaboração de relatórios mais complexos;
• utilização de soluções de gestão hospitalar, como sistemas ERP, Sistema de Comunicação e Arquivamento de Imagens (PACS) e PEP;
• integração máxima nos diferentes departamentos do hospital.

Confira a seguir como avançar nesse sentido.

Organize-se para agir

Planeje bem as mudanças que pretende realizar. Avalie a situação real em que o hospital se encontra atualmente, analisando o que funciona bem e aquilo que precisa ser mudado.

Em função disso, visualize o cenário ideal para o futuro e estabeleça objetivos considerando o curto, o médio e o longo prazo. Defina a equipe e também os recursos disponíveis para eventuais alterações e não deixe de ficar de olho nas tendências e movimentos do mercado.

Pense que mudanças como as trocas de sistemas de gestão hospitalar podem trazer impactos consideráveis à instituição, permanecendo durante anos. Por isso, são transformações que exigem cuidado e atenção.

Questões como a escolha de softwares, equipamentos, suas vantagens e desvantagens, o retorno esperado, entre outras, devem ser avaliadas previamente de maneira que cada ação seja feita de forma segura.

Aposte na gestão financeira do hospital

Mesmo instituições de excelência podem encontrar dificuldades para implementar melhorias no setor financeiro dada a complexidade do tema. No entanto, existem ferramentas que podem ajudar, além de práticas tidas como seguras.

Um erro comum visto em grande parte dos hospitais é colocar em prática transformações rápidas na gestão sem que antes haja um planejamento. Por isso é importante definir ações com estabelecimento racional de prazos e metas.

Além disso, um software de gestão ajuda muito a registrar e acessar os dados financeiros. Isso torna a administração e o controle do caixa bem menos complexos. Procure uma ferramenta que permita simplificar o trabalho com os recursos de gestão financeira, como registro de despesas, fluxo de caixa, gráficos de entradas e lucros e emissão de notas.

Aprimore a gestão de informação e tecnologia

Para garantir a competitividade do hospital é preciso lidar com a gestão da informação, pois assim é possível ficar a par de tudo o que acontece para em função disso tomar atitudes eficazes.

Com a utilização de equipamentos mais modernos, o trabalho com a informação se torna mais simplificado e a segurança dos dados do paciente aumenta. Além disso, a velocidade no atendimento é maior, diminuindo longas esperas que podem causar irritação.

Sendo assim, busque softwares que otimizem e agilizem os processos de atendimento. Um bom exemplo é o prontuário eletrônico, que pode ser aberto em qualquer lugar para que as informações das consultas anteriores sejam obtidas rapidamente.

O prontuário eletrônico é um registro desenvolvido especificamente para cada usuário que oferece acesso prático a inúmeras informações dentro de um banco de dados, além de apoio nas decisões e diagnóstico, entre diversos outros recursos.

Suas principais vantagens são:

• otimização dos recursos por computador;
• acesso fácil aos dados de saúde do paciente, sejam antigos ou recentes;
• agilidade no processo de tomada de decisão;
• precisão nos diagnósticos;
• acesso ao conhecimento científico sempre atualizado;
• melhor leitura dos dados;
• armazenamento com segurança.

É importante sempre realizar manutenção e backup, além de copiar para a nuvem todos os dados dos seus pacientes, evitando perdas e atraso no serviço.

Realize avaliações buscando a eficiência na gestão hospitalar

É fundamental receber o retorno de cada paciente. Após o feedback, analise as informações colhidas e procure melhorar os pontos falhos, mantendo aquilo que foi elogiado.

O fato é que você pode investir todos os recursos possíveis, mas sem um feedback positivo de quem realmente importa, não será possível dizer que a gestão é eficiente.

Sendo assim, use métricas para medir a satisfação dos clientes. A taxa de recompra, por exemplo, é a porcentagem de clientes que retornam ao serviço após uma primeira aquisição.

No contexto da saúde, essa taxa indicaria os pacientes retornam à clínica ou ao hospital por estarem satisfeitos com o atendimento, a estrutura e os profissionais. Assim, quanto maior a sua “taxa de recompra”, menor será o seu gasto na procura por novos clientes e na divulgação dos seus serviços.

Torne os processos mais enxutos

Conte com metodologias testadas e aprovadas para otimizar os processos. O lean manufacturing, por exemplo, é uma filosofia de gestão baseada no sistema da empresa Toyota. Nele, o foco é reduzir desperdícios de maneira contínua e resolver problemas sistematicamente.

Trata-se de um modelo capaz de transformar realidades gerenciais, além de potencializar resultados e aproveitar da melhor maneira possível o potencial humano. Na saúde, temos o lean healthcare, modelo de produção que pode ser implantado como uma complementação para a acreditação hospitalar.

Sua filosofia é baseada em alguns pontos-chave como a qualidade total imediata, a minimização do desperdício, o processo de melhoria contínua, entre outros. Como a ideia por trás dos processos lean é trazer ganho de eficiência, essa é uma boa sugestão de metodologia para ser implementada no hospital visando o seu melhor desempenho.

Administre bem o uso dos materiais

Para o bom gerenciamento do hospital é importante que todos os materiais disponíveis sejam bem administrados. Faz parte da gestão orientar os funcionários para que não haja desperdício de material, já que o uso descontrolado influencia negativamente no caixa.

Outro ponto é a coordenação das compras, o armazenamento e a distribuição desses materiais. Essa etapa é fundamental para que não falte nenhum equipamento durante os atendimentos. É bom lembrar que, no caso dos hospitais, boa parte dos insumos são altamente perecíveis, o que exige uma atenção redobrada para garantir que medicamentos, por exemplo, não tenham seu prazo de validade ultrapassado.

Cuide para garantir registros e armazenamentos de maneira correta, valorizando boas práticas de estoque, como o trabalho com espaços climatizados, limpos e a facilidade de deslocamento.

Busque soluções para atender melhor

Para evitar que os pacientes já cheguem ao hospital com uma impressão negativa do ambiente, o ideal é ter critérios para lidar com o setor de atendimento. É bom lembrar que esse é um departamento em que problemas são comuns, como a alta rotatividade da equipe que exige readaptação de novos quadros, o acúmulo de tarefas e muito estresse.

Assim, soluções como o uso de uma plataforma de atendimento online, por exemplo, focada em casos de não urgência, pode ser o caminho para você simplificar um pouco as tarefas da sua equipe e assim organizar melhor o atendimento do hospital.

Saiba como fazer a equipe respeitar os processos

Por fim, estabeleça práticas que devem ser seguidas por todos os envolvidos. Uma vez que na área hospitalar os serviços são complexos, mais do que definir processos é preciso também encontrar meios para que todos os participantes os respeitem. Para tanto é possível adotar medidas como:

• o incentivo da comunicação interna, visando a troca de experiências entre os envolvidos;
• a documentação de processos, permitindo que as informações sejam acessíveis a todos os profissionais;
• a definição de metas visando o alinhamento estratégico e o engajamento da equipe.

Enfim, o segredo é considerar as dicas e alinhar o uso da tecnologia com uma revisão de processos para aperfeiçoar as práticas de rotina.

Ficou interessado em aumentar a eficiência na gestão hospitalar? Entre em contato conosco agora mesmo. Podemos ajudá-lo com isso!